Spotkanioza – przyczyny, objawy, jak leczyć

Spotkanioza – jednostka chorobowa polegająca na niemożności wykonywania obowiązków służbowych ze względu na konieczność uczestniczenia w spotkaniach. Jednocześnie osobie dotkniętej tym stanem towarzyszy ciągłe poczucie straconego czasu i bezsensowności spotkań. Choroba występuje tym częściej, w im większej organizacji pracujemy. Występowanie nasiliło się po przejściu na pracę zdalną w wyniku epidemii  wirusa  SARS-CoV-2. Szczególnie groźna, gdy dotyka zawody techniczne takie jak programista.  Może prowadzić do zmęczenia, wypalenia pracą, nie dostarczania wartości, a w konsekwencji fuckupu na asapie.

W zespole w którym pracuję, często pojawia się problem całego dnia spotkań. Do tego stopnia, że problem wypłynął na Retrospekcji i został oceniony jako jeden z najważniejszych tematów. Podjąłem się zatem zadania, aby pomóc koleżankom i kolegom. Jeśli pojawiają się tego typu sprawy zwykle najpierw rozmawiam z moim drogim przyjacielem Szymonem Gołębiewskim. Jest on najlepszym PMem jakiego poznałem. Lubię myśleć, że jest moim mentorem w sprawach zarządzania projektem i zespołem. Nasze spotkanie o tym, jak robić mniej spotkań było bardzo produktywne i dzięki niemu powstaje ten tekst.

Definicję oczywiście sobie wymyśliłem, ale czy nie brzmi jak rzeczywista choroba? Prawdziwości dodaje jej powaga konsekwencji kiedy nas dotknie. Memiczny obrazek z reddita, który wklejam obok świetnie pokazuje, że pół godzinne spotkanie może sprawić, że przez 2h nie będziemy się wstanie skupić na konkretnej pracy. Już 3 takie spotkania rozrzucone w ciągu dnia mogą całkowicie zniszczyć naszą produktywność.

https://www.reddit.com/r/ProgrammerHumor/comments/6t846s/meetings_as_a_developer/

Pamiętajmy jednak, że spotkania nie są złe same w sobie. Wręcz przeciwnie, są niezbędne, aby skutecznie pracować w jakimkolwiek zespole. Jak w takim razie pogodzić te kwestie?

Przede wszystkim należy przyjrzeć się przyczynom dużej ilości spotkań. Być może część z nich można wyeliminować zmieniając nieco organizację naszej pracy. Czasami może być to np. nieoptymalny podział odpowiedzialności w zespole, czy niewystarczające rozproszenie wiedzy. Inną patologią są spotkania, które mogłyby być mailem, bo służą poinformowaniu o czymś lub uczestnicy są zapraszani tak na wszelki wypadek. Czasami nasz przełożony w ten sposób próbuje uzyskać poczucie kontroli, które może szczególnie brakować w dobie pandemicznej pracy zdalnej. Powodem może być również po prostu duża liczba spraw do załatwienia  

O tym, które spotkania są sensowne można długo dyskutować. Często są to sprawy bardzo specyficznej dla organizacji. Drugim aspektem, nad którym można popracować jest efektywność. Im spotkania będą bardziej produktywne tym mniej będzie ich potrzeba. Tak jak w programowaniu mamy TDD, czy inne techniki pracy z kodem tak i są odpowiednie techniki dla organizacji spotkań.

Oto kilka takich zasad.

  1. Tytuł spotkania powinien być samo opisujący się. Zupełnie jak nazwy klasy, funkcji czy zmiennych w kodzie :).
  2. W opisie spotkania zamieszczamy Agendę, która zawiera
    • cel spotkania
    • najważniejsze zagadnienia
    • przewidywany plan spotkania

Agenda sprawia, że nie zastanawiamy się jak to zrobić na spotkaniu i oszczędzamy dużo czasu. Ponadto pomaga podjąć decyzję czy musimy na nim być. 

  1. Jeśli nie chcemy lub nie możemy uczestniczyć w spotkaniu, ale jesteśmy zainteresowani tematem, powinniśmy oznaczyć się jako uczestnik “opcjonalny”. Wówczas pozostaniemy w komunikacji spotkaniowej.
  2. W czasie spotkania powinna powstawać notatka. Ale to nie znaczy, że tylko jeden skazany musi ją robić :). Najlepiej gdy  “minutki”   (z ang. Minutes of the Meeting albo MoM) piszą wszyscy razem. Do zbiorowego tworzenia minutek najlepiej sprawdzają się Google Docs. Notatka zawiera:
    • agendę
    • poruszane kwestie
    • decyzje
    • akcje, gdzie każda akcja MUSI mieć przypisaną konkretną osobę
    • (opcjonalnie) lista uczestników
  3. Po spotkaniu organizator porządkuje dokument i rozsyła wszystkim zainteresowanym.
  4. Za przebieg spotkania i trzymanie się tematu odpowiada organizator. Jednak pozostali uczestnicy są zobowiązani go w tym wspierać i również sygnalizować, gdyby dyskusja potoczyła się w niepożądanym kierunku.

Tworzenie notatek na pewno wymaga dyscypliny i zaangażowania. Szczególnie, że korzyści często są odsunięte w czasie. Spotkanie organizowanego wg powyższych zasad stają się dużo bardziej konkretne i zajmują mniej czasu.  Sam proces tworzenia notatki ma wiele zalet. Zwiększa uwagę uczestników i poprawia zapamiętywanie ustaleń. Łatwiej jest wyłapać wszelkie nieporozumienia, jeśli ustalenia są na bieżąco zapisywane i czytane. Również lektura notatki, gdy organizator już ją prześle stanowi dodatkowy filtr i okazję do analizy.

Wszystko to jest wielokrotnie bardziej istotne jeśli pracujemy z klientem, czy trudnym partnerem. W razie wątpliwości, które prędzej czy później nastąpią minutki ratują nasze tyłki.

No dobrze, jak już wszystko sobie poukładamy, będziemy zapraszani tylko na niezbędne spotkania i będą one się odbywały dokładnie według agendy. Co zrobić z całym tym zaoszczędzonym czasem? Czy jest to równie celowe co bieganie po schodach ruchomych? (Tak, zawsze to robię 🙂 ) Zawsze możemy po prostu ze sobą pogadać. Od początku pandemii większość branży IT pracuje zdalnie, nie ma przerw na kawę czy wyjść na obiad. Zatem te cenne minuty urwane z niekończących się spotkań można poświęcić na zwykłe plotki :).

W kategorii: Uncategorized